職場

退職の挨拶メールを送るタイミングはいつ?書き方のポイントと文例は?

退職することが決まったあなた。
いざ退職が決まると挨拶の悩みが出てきますよね。

社会人としてしっかり周りの方々に退職の挨拶をしなければ・・・
今までお世話になったみなさんに、直接会って挨拶しなければと思ってはいるけれど、忙しくて時間が取れない。

やっぱり挨拶はメールしよう。

でも・・・
退職の挨拶をメールで送る場合、いつのタイミングで送ったらいいのかな?
書き方もわからない。
気をつけるべきマナーは?

このように、退職の挨拶をメールで送るのにどう送ればいいのかわからず悩んでいませんか?

そこで今日は、
退職の挨拶メールを送るタイミングや書き方、
文例や、メールを送る際のマナーについてお話しします。

ぜひ参考にして、明るく爽やで前向きな挨拶メールを送ってくださいね。

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退職の挨拶メールはいつのタイミングで送るの?

メールで退職の挨拶をするのは失礼にならないのか心配していませんか?

近年では、メールを使って退職の挨拶をすることは珍しいことではなくなりましたよ。
お世話になった社内の方々にはできるだけ口頭で挨拶するべきですが、会えない人にはメールで大丈夫ですよ。

今までのお礼と別れの挨拶をきちんと伝えることで、良い印象を残しましょう。

それでは、どのタイミングで退職の挨拶メールを送ればいいのでしょう。

退職することが決まっても、実際には退職日を迎えるまでには、時間があるのが一般的ですよね。
社外向けや社内向けでは、意味合いも違ってくるのでタイミングも違います。
しっかり確認しておきましょう。

社外の場合

取引先などには、引き継ぎなどのやり取りをしなくてはいけませんよね。
2~3週間前には伝えましょう。
きちんと後任と引き継ぎする期間を設けることで相手も安心することができるでしょう。

社内の場合

社内の場合は、退職を報告するというより「最後の挨拶」になります。
なので、最終出社日に送るのが一般的ですね。

しかし、会社によっては1週間前にメールを送るのが慣例の場合もありますよ。
あなたの会社の暗黙のルールがある場合もあるので、今まで受け取った退職の挨拶メールを参考にするのがいいでしょう。

また、挨拶メールは業務に含まれないと見なす会社も多いので、勤務中ではなく定時が過ぎてから送信するようにしましょう。

退職の挨拶メールの書き方

退職の挨拶メールの書き方のポイントはこの2つです。

■宛先
1人に送るのか、複数に送るのかによって送信欄を使い分けましょう。

■メールの内容
退職理由には触れずに感謝を伝える内容にしましょう。

メールの書き方 社外の場合

退職日を必ず明記しましょう。

できるなら後任者と一緒に直接挨拶に行くのがベストですね。
しかしそれができない場合は、後任者や引き継ぎについて明記することを忘れないようにしましょう。

後任や引き継ぎについて何も書かれていない退職の挨拶メールは相手に不安を与えます。

最後に、社外宛ての退職メールには私用連絡先などは書かないようにしましょう。
転職先や、退職理由などを書くこともNG、会社やあなたの信用を損ねる原因となりますから要注意です。

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メールの書き方 社内の場合

仕事でもプライベートでもあまり接点のない人には、一斉メールで大丈夫ですよ。
この場合には、一斉送信の一覧がわからない「Bcc」に送付先を入れましょうね。

件名は、「退職の挨拶」としましょう。
退職理由は、「一身上の都合」が基本です。

理由を細かく書かないことがビジネスメールでのルールです。
出産や結婚などのおめでたい理由の場合は書いてもOKです。

仕事上で大変お世話になった人や、関わりの強かった人に対しては、必ず個別に送りましょう。
文面にもその人との思い出などを一文を入れることでグッと心がこもります。
送別会をしてもらい、記念品をもらったりした場合は、このメールにお礼を入れるのも忘れないでくださいね。

また、とても親しい間柄だとしても、退職の挨拶メールに会社の愚痴などを入れるのはNGですよ。
「立つ鳥跡を濁さず」ですね。
メールは削除しない限り、文書として残ってしまいます。
あなたはクリーンな印象でお別れをいいましょう。

退職の挨拶メールの文例

それでは具体的にどんなメールの文面にしたらいいのか紹介しますね。
社外・社内とそれぞれ確認していきましょう。

社外の場合

件名
退職のご挨拶(株式会社△△ 名前)

本文
株式会社◯◯◯ 営業部
◯◯ 様

いつもお世話になっております。
株式会社□□□の△△です。

私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により、●月●日をもって株式会社□□□を退職することになりました。
◯◯ 様には何かとお力添えをいただき心より感謝しております。
ここにあらためてお礼を申し上げます。

本来なら直接お伺いしてご挨拶すべきところですが、メールでのご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。

後任は、同じ部署の▲▲が務めさせていただきます。
後日改めて▲▲がご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導の程よろしくお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社のご発展と◯◯ 様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

社内の場合

件名
退職のご挨拶(あなたの名前)

本文
○○部の皆様、お疲れ様です。

このたび、一身上の都合により8月末で退社することになり、本日が最終出社日となりました。
本来ならば直接ご挨拶をすべきところ、メールでのご挨拶にて失礼いたします。

在職中はたくさんの方々にお世話になり、本当にありがとうございました。

業務を通して多くの方々と関わり、さまざまなことを学ばせていただきました。
壁にぶつかるたびに、皆様からあたたかい叱咤激励のお言葉をかけていただき、本当に感謝しております。
この会社で学んだこと、経験のすべてを、今後も活かしていきたいと思います。

今後の連絡先は下記になりますので、何かありましたらこちらへご連絡をいただけると幸いです。(記載しなくても大丈夫)
メール:xxx@xxxxx
携帯:xxx-xxx-xxx

最後になりましたが、皆様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。
今まで、本当にありがとうございました。

まとめ

退職を伝える挨拶メールで大切なのはあなたが今までお世話になった方々への感謝の気持ちを文面に表すことです。
円満に退職することは、あなたがこれから新しい生活をおくるための必須条件ともいえますね。

最後に明るく爽やかに挨拶をして、次のステップへ。
キラキラした未来に向かって頑張りましょう!

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